Монтажным и сервисным компаниям
В одном предложении и оборудование, и работа по его установке: штуки рядом с часами и комплектами. Система считает и печатает такой документ целиком — с печатью, подписями и условиями, а оплату принимает частями.
Как приходит запрос
Запрос приходит не спецификацией, а задачей — и разложить её на позиции нужно вам:
В ответе будут и товары, и работы: оборудование штуками, монтаж — часами или условными единицами, обслуживание — комплектом на год. Считается это в одном документе, а не двумя файлами, которые заказчик потом складывает сам.
Что в этой работе съедает время
Материалы и работы считают порознь
Оборудование в одной таблице, работы в другой, итог складывают на калькуляторе. При первой же правке эти два файла расходятся.
У работы нет закупочной цены
Наценка к ней неприменима, а формула в таблице этого не знает: получается либо ноль, либо ошибка, и итог приходится править руками.
Оплата этапами
Аванс на материалы, остаток после работ. Кто заплатил, сколько и когда — держится в переписке и выясняется через месяц.
Объект помнит один человек
Что там стоит, что меняли в прошлый раз, о чём договорились по срокам. Мастер уволился — история ушла с ним.
Заказчик просит документы
Счёт, фото до и после, паспорта на оборудование, гарантия. Всё это лежит по разным папкам и почтовым ящикам.
Повторное обращение через год
Тот же заказчик, тот же объект, похожий состав работ. Собирать предложение заново — значит потратить час на то, что уже делали.
Что из этого делает система
Товары и работы — в одном документе
Позиция бывает двух видов: товар и услуга. В таблице предложения они стоят рядом, а итог, НДС и сумма прописью считаются по всему документу сразу.
Часы, комплекты, условные единицы
Единицы берутся из справочника с кодами ОКЕИ, как в документах: час — для работ, комплект — для обслуживания, условная единица — для выезда.
У услуги наценка не требуется
Нулевая закупочная цена — это норма, а не ошибка: система не заставляет придумывать себестоимость часа, чтобы посчитать заказ.
Аванс и остаток с процентом
Платежи вносятся отдельно, рядом видно, сколько оплачено. Отчёт по ожидаемым платежам показывает, кто должен и сколько дней.
Файлы и переписка — в заказе
Фото объекта, счета поставщиков, сканы документов и вся почта по этой работе лежат в одном месте. Через год видно, что и когда делали.
Повтор — копией заказа
Прошлогодний заказ копируется целиком: те же работы и материалы, новая дата и новые цены. Собирать состав заново не нужно.
Условия, которые обычно обсуждают голосом
Работы в выходные, доступ на объект, гарантия, что входит в пусконаладку, а что оплачивается отдельно, — всё это ставится строками условий под таблицей, а не проговаривается по телефону. Частые формулировки менеджер держит заготовками и вставляет в один щелчок; заготовки личные, потому что договорённости у каждого свои.
Напоминания в обе стороны
Заказчику, который не ответил, предложение уходит повторно само — с вашим текстом и вашими интервалами. А себе можно поставить заметку с датой и временем прямо в заказе: «оборудование приедет 15-го, договориться о доступе» — в назначенный час напоминание придёт на почту.
Кто что видит
Менеджер работает с заказами, бухгалтер вносит оплаты и не видит закупочных цен, владелец получает письмо о каждом новом заказе. Уволенный сотрудник отключается, а его заказы вместе с историей остаются в компании и передаются другому.
Что вы продаёте — неважно
Позиция вписывается в заказ строкой: наименование, количество, единица, цена. Она не обязана быть в каталоге, а каталог не обязан существовать вовсе — он набирается сам из того, что вы уже продали. Поэтому система не привязана ни к отрасли, ни к номенклатуре: оборудование, материалы, комплектующие, изделия под заказ, работы и услуги описываются одинаково.
Единицы берутся из справочника: штуки, комплекты, упаковки, метры и погонные метры, килограммы и тонны, литры, рулоны, бухты, часы и условные единицы — с кодами ОКЕИ, как в документах. Позиции бывают двух видов — товар и услуга, и в одном предложении они стоят рядом.
Чего система не делает
Список такой же важный, как предыдущие: он объясняет, почему начать работу можно за час, а не за три месяца, — и кому идти не сюда.
- Нет смет и форм КС-2 и КС-3: спецификация здесь — коммерческий документ, а не сметный расчёт.
- Нет актов выполненных работ: они делаются в бухгалтерской программе и прикладываются к заказу сканами.
- Нет нарядов, заявок и графика мастеров: система ведёт заказ и документы по нему, а не распределение людей по объектам.
- Нет учёта рабочего времени: часы в предложении — то, что вы продаёте, а не табель.
- Нет розницы: касс, чеков, корзины на сайте и маркетплейсов. Продажа идёт по счёту между юрлицами.
- Нет валютных цен: суммы в заказе и документах только в рублях.
- Нет замены бухгалтерской программы: закрывающие документы делаются в ней, сюда прикладываются сканами к заказу.
Читать дальше
Производителям товаров
Своя номенклатура с характеристиками, срок изготовления в документе, предоплата и отгрузка партиями — с письмом заказчику на каждую.
Поставщикам оборудования и материалов
Закупка и наценка по каждой строке, запрос поставщику прямо из заказа, замены и сроки — предложение собирается из позиций разных поставщиков.
Коммерческое предложение
PDF с вашим логотипом, печатью и подписью: позиции, скидки, НДС по строкам, срок действия. И письмо заказчику с вашей почты из того же экрана.
Счёт на оплату
Счёт из того же заказа: реквизиты банка по БИК, QR-код по ГОСТ для банковского приложения, оплата частями с процентом и напоминание о счёте.
Отгрузка и доставка
Вес и объём заказа для запроса перевозчику, письмо об отгрузке со сканами, сертификатами и номером накладной, статусы Деловых линий и Почты России.
Посмотреть на своём заказе
Двадцать минут разговора: соберём ваше предложение в системе при вас. Нужен один пример вашего предложения — на нём и посмотрим.