Счёт на оплату — из того же заказа, с QR-кодом
Заказчик согласился с предложением — счёт печатается из того же заказа, а не набирается заново. С реквизитами, печатью, подписями и кодом, по которому бухгалтер платит, не перебивая двадцать цифр расчётного счёта.
Что в счёте
Номер и дата, реквизиты вашей компании и банка, плательщик по ИНН и КПП, при отгрузке третьему лицу — грузополучатель. Позиции, суммы, НДС по ставкам, итог прописью. Строка о сроке оплаты: «счёт действителен 7 календарных дней», с правильной формой слова при любом числе.
Подпись руководителя, подпись главного бухгалтера и печать — картинками из настроек компании. В коммерческом предложении подпись бухгалтера не выводится: она нужна платёжному документу, а не оферте.
Счёт можно выставить от любого из ваших юрлиц и с любого расчётного счёта: и то, и другое выбирается в заказе, а документ собирается по выбранным реквизитам.
Реквизиты банка — по БИК
Название банка и корреспондентский счёт подставляются по БИК из справочника Банка России, который обновляется сам. Перебивать их из чужого счёта или из старого договора не нужно — а именно там они чаще всего и устаревают.
QR-код: зачем он на счёте
Счёт почти никогда не оплачивает тот, кто его запросил. Менеджер пересылает его бухгалтеру или директору, и двадцать цифр расчётного счёта перебивает руками человек, который видит этот счёт первый раз. Ошибка в одной цифре — платёж уходит в невыясненные, и разбирается это днями.
Код собирается по ГОСТ Р 56042-2014 — тот же формат, что в квитанциях: банковское приложение наводят камерой и получают получателя, счёт, банк, сумму и назначение платежа. Ничего набирать не нужно.
Если реквизитов не хватает или они не проходят проверку, код не собирается вовсе — и счёт печатается без него. Неверный код хуже отсутствующего: отсутствие человек заметит и наберёт реквизиты руками, а код с чужим счётом не заметит никто — приложение покажет то, что в нём записано, и деньги уйдут туда.
После того, как счёт ушёл
Оплата частями — процент считается сам
Каждый платёж вносится отдельно, рядом с суммой видно, сколько оплачено в процентах. Когда заказ делится на аванс и остаток, не приходится считать в голове, сколько ещё ждать.
Кто не заплатил — списком
Отчёт по ожидаемым платежам показывает долг по каждому заказу и сколько дней он ждёт. Частичная оплата из списка не выпадает: заплатили половину — долг остался, и звонить всё равно нужно.
Напоминание о счёте — по рабочим дням
В заказе видно, когда уйдёт напоминание, и дату можно сдвинуть. Считается она по рабочим дням: выходные и праздники пропускаются, чтобы письмо не приходило первого января, а уходит оно в рабочие часы по вашему часовому поясу.
Оплата ставит товар в резерв
Оплаченное со склада резервируется, отгрузка списывает его, каждое движение остаётся в журнале. Отдельный отчёт показывает, что лежит в резерве слишком долго: забытый оплаченный заказ держит товар бессрочно.
Оплату вносит и бухгалтер
Платёж добавляет менеджер или бухгалтер, а закупочные цены бухгалтеру при этом не видны. Права разделяются по ролям, а не по договорённости.
Дальше — отгрузка
Заказ отгружен — заказчику уходит письмо со сканами документов и номером накладной. Как устроена отгрузка.
Чего здесь нет
- Система не заменяет бухгалтерскую программу: УПД, накладные и акты делаются в ней, а сюда прикладываются сканами к заказу.
- Нет обмена с банком: выписки не подтягиваются, платёж вносит человек.
- Нет эквайринга и оплаты картой на стороне сервиса — счёт оплачивается со счёта компании, как принято в работе между юрлицами.
- Нет электронного документооборота через оператора ЭДО.
Читать дальше
Коммерческое предложение
PDF с вашим логотипом, печатью и подписью: позиции, скидки, НДС по строкам, срок действия. И письмо заказчику с вашей почты из того же экрана.
Отгрузка и доставка
Вес и объём заказа для запроса перевозчику, письмо об отгрузке со сканами, сертификатами и номером накладной, статусы Деловых линий и Почты России.
Вместо Excel и Word
Что меняется, когда предложения перестают жить файлами на диске: номера, история отправок, напоминания, печать и подпись.
Чем это отличается от CRM
Универсальная система ведёт сделку, эта — документ на сорок позиций. Что из этого нужно поставщику, а что придётся настраивать.
Посмотреть на своём заказе
Двадцать минут разговора: соберём ваше предложение в системе при вас. Нужен один пример вашего предложения — на нём и посмотрим.