Вместо Excel и Word — но не вместо всего
Excel считает лучше любой программы и никуда не денется. Ломается не он, а то, что вокруг: нумерация, копии файлов, отправленные письма, обещания перезвонить и память о том, кому что предложили в прошлый вторник.
Что Excel делает хорошо
Считает и пересчитывает, позволяет за минуту прикинуть что угодно, не требует ничьего разрешения и открывается у всех. Прайсы поставщиков приходят в нём же — и останутся в нём: разбирать чужой прайс в таблице удобно, а держать в нём свои документы — нет.
Речь не о том, чтобы отказаться от таблиц. Речь о том, что предложение заказчику — это не расчёт, а документ и переписка. Расчёт живёт минуту, документ — год, а переписку спрашивают через полгода.
Где ломается
| Файлами | В системе |
|---|---|
| Номер счёта помнит менеджер или отдельный листок. Два человека выставляют счёт в один день — номер повторяется. | Номер выдаётся один раз и по порядку, со своим префиксом. Следующий номер задаёт владелец: пришли со 124-го — следующий 124-й. Отсчёт можно сбрасывать с нового года или вести сквозным. |
| «КП Иванов итог2 финал(1).xlsx». Какая версия ушла заказчику — выясняется в почте. | Документ у заказа один, и видно, когда и кому он отправлен. |
| Отправил или нет — помнит человек. Заказчик говорит, что письма не было, и проверить нечем. | История переписки лежит в заказе: какое письмо ушло, когда и на какой адрес. |
| Напомнить через три дня — держится в голове или в напоминании телефона. В отпуске не напоминает никто. | Предложение уходит повторно само, интервалы задаёт компания. Без ответа — заказ помечается и не теряется в списке. |
| Печать и подпись — вставленные картинки в Word, которые ездят при правке текста. | Логотип, печать и подписи загружаются один раз и стоят в каждом документе на своём месте. |
| Реквизиты покупателя перепечатываются из письма, банк — из старого счёта. Ошибка обнаруживается при оплате. | Компания подставляется по ИНН, банк — по БИК из справочника Банка России. В счёте QR-код, по которому платят, ничего не набирая. |
| Маржа считается отдельным файлом «для себя», и в него заглядывают не всегда. | Закупка и наценка видны по каждой строке в момент сборки предложения. Кому не положено — не видит. |
| Файлы лежат у менеджера. Сотрудник ушёл — заказы и переписка ушли с ним. | Заказы принадлежат компании. Уволенный сотрудник отключается, его заказы передаются другому — оба получают об этом письмо. |
Что остаётся в Excel
Прайсы поставщиков, свои расчёты, выгрузки бухгалтеру, всё, что удобнее посчитать руками. Каталог заполнять заранее не нужно: позиция вписывается в предложение строкой, и её можно отметить «запомнить в каталоге» — так каталог набирается тем, что вы действительно продаёте, а не десятью тысячами строк из чужого прайса.
Если готовый список товаров всё-таки есть и его хочется загрузить — файл отправляется нам из системы формой, разбираем и загружаем мы. Кнопки «загрузить прайс самому» пока нет, и обещать её раньше времени мы не будем.
Что стоит проверить до перехода
- Сколько предложений в месяц выходит у вас сейчас и сколько времени занимает одно. Двадцать минут на предложение при шестидесяти предложениях — это рабочая неделя каждый месяц.
- Сколько заказчиков не ответили — и сколько из них не ответили потому, что о них забыли напомнить.
- Найдётся ли за минуту предложение полугодовой давности и письмо, которым оно уходило.
Если ответы вас устраивают, менять ничего не нужно. Если нет — покажем на вашем же предложении, как это выглядит в системе.
Читать дальше
Коммерческое предложение
PDF с вашим логотипом, печатью и подписью: позиции, скидки, НДС по строкам, срок действия. И письмо заказчику с вашей почты из того же экрана.
Счёт на оплату
Счёт из того же заказа: реквизиты банка по БИК, QR-код по ГОСТ для банковского приложения, оплата частями с процентом и напоминание о счёте.
Отгрузка и доставка
Вес и объём заказа для запроса перевозчику, письмо об отгрузке со сканами, сертификатами и номером накладной, статусы Деловых линий и Почты России.
Чем это отличается от CRM
Универсальная система ведёт сделку, эта — документ на сорок позиций. Что из этого нужно поставщику, а что придётся настраивать.
Посмотреть на своём заказе
Двадцать минут разговора: соберём ваше предложение в системе при вас. Нужен один пример вашего предложения — на нём и посмотрим.