Поставщикам оборудования и материалов
Заказчик присылает список позиций, а ответ надо собрать из чужих прайсов, у разных поставщиков и с разными сроками. Система считает закупку и наценку по каждой строке, а предложение и счёт печатает из того же заказа.
Как приходит запрос
Обычно это выдержка из спецификации или просто список — без артикулов, зато с характеристиками и объёмами:
Половину строк придётся уточнять у поставщиков, часть — заменять аналогами, а по каждой помнить свою закупку и свою наценку. В таблице это получается ровно один раз: до первой правки.
Что в этой работе съедает время
Один товар у разных поставщиков
Берёте то у одного, то у другого — по наличию и цене. Закупочная из заказа прошлого месяца сегодня уже не та, и предложение по старой цене уходит в минус.
Половину позиций надо уточнить
Цену и срок знает поставщик. Письмо ему собирается руками, ответ теряется в почте, а заказчик за это время получает предложение от соседей.
Замены и аналоги
Нужной позиции нет — подбирается аналог. Что именно вы предложили, придётся вспомнить через месяц, когда заказчик вернётся с этим же списком.
Маржа прячется в строках
Скидка поставщика на разные группы разная. Прибыль по заказу целиком ничего не говорит: она может держаться на десяти строках из шестидесяти.
Каталога нет и завести его некогда
Номенклатура — тысячи позиций из чужих прайсов, из которых вам нужны сорок. Заводить их заранее бессмысленно, а каждый раз набирать руками — долго.
Тот же список от нескольких участников
Одна и та же спецификация приходит от двух-трёх компаний, участвующих в торгах. Каждой нужно своё предложение — с той же закупкой и разной наценкой.
Что из этого делает система
Закупка и наценка — по каждой строке
Видно, где вы зарабатываете, а где работаете в ноль, — до отправки предложения. Бухгалтеру закупочные цены при этом не показываются.
Запрос поставщику прямо из заказа
Письмо нужному поставщику по нужным строкам уходит из заказа, а не собирается в почте. Запрос остаётся в истории заказа: видно, кого и когда спрашивали.
Каталог набирается сам
Вписали позицию строкой, отметили «запомнить в каталоге» — она сохранится с ценой, закупкой и сроком и в следующий раз найдётся поиском. Так в каталоге оказывается то, что вы действительно продаёте.
Копия заказа для второго участника
Заказ копируется целиком: те же позиции, своя наценка, свой заказчик. Пересобирать спецификацию на сорок строк во второй раз не нужно.
Счёт с QR-кодом
Печатается из того же заказа, реквизиты банка подставляются по БИК. Код по ГОСТ избавляет бухгалтера заказчика от перебивания двадцати цифр расчётного счёта.
Кто не заплатил — списком
Отчёт по ожидаемым платежам показывает долг по каждому заказу и сколько дней он ждёт. Частичная оплата из списка не выпадает.
Цена, которая живёт неделю
Поставщики меняют прайсы, и предложение без срока действия однажды принимают через месяц — по старой цене и с новой закупкой. Срок печатается строкой в документе и берётся из настроек компании, по умолчанию семь дней; в отдельном заказе можно поставить свой.
Когда заказчик молчит
Предложение уходит повторно само — с вашим текстом письма и вашими интервалами. Дальше заказ либо помечается как оставшийся без ответа, либо уходит в удалённые, по вашему решению. Письма отправляются с вашего ящика, копия ложится в «Отправленные», история переписки остаётся в заказе — заказчик говорит, что письма не получал, и вы называете дату и адрес.
Как заводится каталог, если он уже есть
Готовый список товаров можно прислать нам файлом прямо из системы — разберём и загрузим. Кнопки «загрузить прайс самому» пока нет, и обещать её раньше времени мы не будем. Работать это не мешает: каталог не обязателен, позиции вписываются в заказ строкой с первого дня.
Что вы продаёте — неважно
Позиция вписывается в заказ строкой: наименование, количество, единица, цена. Она не обязана быть в каталоге, а каталог не обязан существовать вовсе — он набирается сам из того, что вы уже продали. Поэтому система не привязана ни к отрасли, ни к номенклатуре: оборудование, материалы, комплектующие, изделия под заказ, работы и услуги описываются одинаково.
Единицы берутся из справочника: штуки, комплекты, упаковки, метры и погонные метры, килограммы и тонны, литры, рулоны, бухты, часы и условные единицы — с кодами ОКЕИ, как в документах. Позиции бывают двух видов — товар и услуга, и в одном предложении они стоят рядом.
Чего система не делает
Список такой же важный, как предыдущие: он объясняет, почему начать работу можно за час, а не за три месяца, — и кому идти не сюда.
- Нет самостоятельной загрузки прайса: файл присылается нам из системы, загружаем его мы.
- Нет автоматического подбора аналога: замену выбирает человек, система запоминает его выбор.
- Нет полноценного складского учёта: приходов, перемещений между складами, инвентаризации и партионного учёта. Остаток, резерв по оплате и списание при отгрузке система ведёт.
- Нет розницы: касс, чеков, корзины на сайте и маркетплейсов. Продажа идёт по счёту между юрлицами.
- Нет валютных цен: суммы в заказе и документах только в рублях.
- Нет замены бухгалтерской программы: закрывающие документы делаются в ней, сюда прикладываются сканами к заказу.
Читать дальше
Производителям товаров
Своя номенклатура с характеристиками, срок изготовления в документе, предоплата и отгрузка партиями — с письмом заказчику на каждую.
Монтажным и сервисным компаниям
Материалы и работы одной спецификацией: часы, комплекты и условные единицы рядом со штуками, аванс и остаток, документы клиенту из заказа.
Коммерческое предложение
PDF с вашим логотипом, печатью и подписью: позиции, скидки, НДС по строкам, срок действия. И письмо заказчику с вашей почты из того же экрана.
Счёт на оплату
Счёт из того же заказа: реквизиты банка по БИК, QR-код по ГОСТ для банковского приложения, оплата частями с процентом и напоминание о счёте.
Отгрузка и доставка
Вес и объём заказа для запроса перевозчику, письмо об отгрузке со сканами, сертификатами и номером накладной, статусы Деловых линий и Почты России.
Посмотреть на своём заказе
Двадцать минут разговора: соберём ваше предложение в системе при вас. Нужен один пример вашего предложения — на нём и посмотрим.