Возможности
Каждая из этих вещей появилась не из списка функций, а из ситуации, которая мешала работать живой компании-поставщику. Ниже — то, что система делает сегодня.
Подробно об основном
Три вещи, ради которых систему чаще всего и заводят, — каждая отдельной страницей.
Коммерческое предложение
PDF с вашим логотипом, печатью и подписью: позиции, скидки, НДС по строкам, срок действия. И письмо заказчику с вашей почты из того же экрана.
Счёт на оплату
Счёт из того же заказа: реквизиты банка по БИК, QR-код по ГОСТ для банковского приложения, оплата частями с процентом и напоминание о счёте.
Отгрузка и доставка
Вес и объём заказа для запроса перевозчику, письмо об отгрузке со сканами, сертификатами и номером накладной, статусы Деловых линий и Почты России.
Заказ и документы
Предложение и счёт с вашими реквизитами
Из одного заказа — коммерческое предложение или счёт: PDF с логотипом, печатью и подписью, в счёте QR-код для оплаты. Заказчику не видно, что документ собран не в Word.
Маржа по каждой строке
Закупочная цена и наценка считаются по позиции, а не по заказу целиком. Виден результат до отправки, а не после закрытия месяца.
Оплата частями — процент считается сам
Каждый платёж по заказу вносится отдельно, и рядом с суммой видно, сколько оплачено в процентах. Когда заказ делится на аванс и остаток, не приходится считать в голове, сколько ещё ждать.
Состояние каждого заказа видно сразу
Новый, в работе, готов, отгружен — статус меняется по ходу дела, и список показывает, где что стоит. Важные заказы отмечаются в избранное и не тонут среди остальных.
Файлы там, где заказ
К заказу прикладываются счёт на оплату, платёжное поручение и любые другие документы — например счета поставщиков. Искать их в переписке и на диске не нужно.
Конверт для оригиналов
Конверт C65 печатается с адресом получателя и блоком «от кого» из реквизитов вашего юрлица. Подписывать конверты от руки не нужно.
Письма и напоминания
Письмо уходит само, с вашей почты
Подключается ваш ящик, и заказчик получает письмо от вашей компании. Копировать вложение в почтовую программу не нужно.
Напоминания заказчику по расписанию
Ответа нет — предложение уходит повторно само. Через сколько дней напомнить, как часто повторять и сколько раз, задаёт компания. Когда напоминания кончились, заказ остаётся в списке или уходит в удалённые — тоже по её решению.
Дата напоминания — по рабочим дням
В заказе видно, когда уйдёт напоминание о счёте, и дату можно сдвинуть. Считается она по рабочим дням: выходные и праздники пропускаются, чтобы письмо не приходило первого января, а уходит оно в рабочие часы по вашему часовому поясу.
По вашему местному времени
Компания выбирает свой часовой пояс, и всё считается по нему: письма заказчику уходят в рабочее время, напоминание на девять утра приходит в девять утра, а «сегодня» в сводке и дата документа — ваши, а не московские.
Напоминание себе внутри заказа
Поставщик сказал «будет готово через пять дней» — ставите заметку с датой и временем, и в назначенный час напоминание приходит вам на почту. Держать это в голове или в отдельном списке не нужно.
Владелец видит новые заказы
Менеджер создал заказ — письмо об этом уходит владельцу компании. Не нужно заходить в систему, чтобы знать, чем занят отдел. О своих же заказах владелец писем не получает.
Запрос поставщику по позициям заказа
Письмо нужному поставщику по нужным позициям отправляется из заказа, а не собирается руками. Запрос остаётся в истории заказа.
История переписки по заказу
Видно, какое письмо ушло и когда. Поставщик звонит и просит документ реализации — вы отвечаете, что он отправлен пятнадцать дней назад, и называете дату.
Отгрузка и доставка
Отгрузка — письмо заказчику само
Заказ отгружен: заказчику уходят сканы документа реализации, номер накладной со ссылкой на отслеживание в Деловых Линиях, а дальше — сообщения об изменении статуса груза. Почта России отслеживается так же, по трек-номеру.
Оригиналы документов
Почтовый адрес для отправки оригиналов запрашивается у заказчика письмом, без напоминаний со стороны менеджера.
Вес и объём заказа — для заказчика
Система складывает вес и объём по позициям, чтобы ответить на обычный вопрос: сколько это весит и какую машину присылать. Сумма показывается только когда габариты известны у всех позиций: одна неизвестная делает её неверной, а неверный вес хуже отсутствующего. Стоимость перевозки система не считает.
Каталог и справочники
Каталог набирается сам
Вписали позицию в заказ и отметили «запомнить в каталоге» — она сохранится с ценой, закупкой и сроком. Прайсы поставщиков тоже разбираются автоматически, но начинать с них не обязательно.
Компания по ИНН, без ручного ввода
Вводите ИНН — наименование, адрес, ОГРН и КПП подставляются из государственных данных. Остальные поля добираются разбором присланных реквизитов, а не перепечатываются из письма.
Контакт из подписи письма
Вставляете подпись из письма заказчика — имя, должность, телефон и адрес раскладываются по полям, и контактное лицо заводится сразу. То, что разобрать не удалось, показывается отдельно, а не теряется.
Документы компании под рукой
Карточка покупателя или поставщика хранит его файлы: реквизиты, договор, доверенность. Один раз загрузили — дальше берёте оттуда.
Сертификаты с контролем срока
Сертификаты хранятся у товара, а о просроченных система сообщает сама — раньше, чем их запросит заказчик.
Банк по БИК
Реквизиты банка подставляются по БИК из справочника Банка России, который обновляется сам.
Сотрудники и доступ
Права сотрудников
Менеджер работает с заказами, бухгалтер видит оплаты и не видит закупочные цены. Уволенный сотрудник отключается, а его заказы остаются в системе.
Приглашение по почте
Сотрудник приглашается письмом и сам задаёт себе пароль. Владелец не передаёт пароли из рук в руки и не знает их.
Передача заказов другому менеджеру
Заказ переводится на другого сотрудника, и оба получают об этом письмо. Отключённым сотрудникам письма не уходят.
Владельца можно сменить
Владелец учётной записи — не обязательно собственник компании: систему часто заводит на себя руководитель отдела продаж или директор, а они бывают наёмными и уходят. Владение передаётся другому сотруднику: он становится владельцем, прежний остаётся работать менеджером, заказы и переписка не трогаются. Компания не оказывается запертой в учётной записи человека, которого в ней больше нет.
Чего в системе нет
Список такой же важный, как предыдущие: он объясняет, почему начать работу можно за час, а не за три месяца.
- Нет полноценного складского учёта: приходов, перемещений между складами, инвентаризации и партионного учёта нет. Остаток, резерв по оплате и списание при отгрузке система ведёт — заменять учётную программу она не пытается.
- Нет воронок продаж и стадий сделки.
- Нет конструктора процессов и настройки полей мышью.
- Нет замены бухгалтерской программы — закрывающие документы делаются в вашей.
Сравнить с тем, как вы работаете сейчас
Посмотреть на своём заказе
Двадцать минут разговора: соберём ваше предложение в системе при вас. Нужен один пример вашего предложения — на нём и посмотрим.