Производителям товаров
Номенклатура своя и меняется редко, а вопрос заказчика всегда один: «сколько будет стоить и когда отгрузите». Система собирает предложение с ценой и сроком изготовления, печатает счёт и сама напоминает заказчику, пока он молчит.
Как приходит запрос
Заказчик пишет не артикулами, а условиями — размер, исполнение, объём партии:
Ответ упирается не в цену: она у вас известна. Он упирается в срок, в загрузку и в то, что отгружать придётся частями — а значит, помнить, что уже уехало, что оплачено и о чём вы договаривались три недели назад.
Что в этой работе съедает время
Срок важнее цены
Заказчик сравнивает не столько сумму, сколько дату. Срок изготовления должен стоять в документе, а не проговариваться по телефону и забываться обеими сторонами.
Своя цена у каждого покупателя
Дилеру одна, монтажной организации другая, разовому заказчику третья. В таблице это превращается в несколько прайсов, которые расходятся между собой.
Предоплата и остаток
Изготовление начинается после аванса, отгрузка — после остатка. Кто заплатил половину и сколько дней назад — вопрос, ответ на который ищут в выписке.
Отгрузка частями
Партия уходит по мере готовности, и по одному заказу проходит три-четыре отгрузки. Заказчик спрашивает про каждую, и каждый раз это отдельное письмо руками.
Характеристики повторяются в каждом письме
Исполнение, габариты, масса, комплектность. Их набирают заново в каждом предложении — и однажды ошибаются в цифре, которую заказчик потом предъявит.
Заказ ведёт один человек
Договорённости живут в его переписке и в его голове. Он в отпуске — и компания не знает ни сроков, ни условий, о которых он договорился.
Что из этого делает система
Каталог — ваша номенклатура
Позиции с характеристиками, ценой, закупкой и сроком лежат в каталоге и подставляются в заказ поиском. Набирать их заново в каждом предложении не нужно.
Срок изготовления — колонкой в документе
«В наличии» или время изготовления печатается рядом с позицией. Колонка включается по решению менеджера: не всякому заказчику нужно знать, что позиция идёт под заказ.
Цена под покупателя — скидкой в заказе
Дилерская цена ставится скидкой по строке или на весь заказ, прежняя цена при этом видна заказчику. Отдельных прайс-листов под каждого покупателя нет — и второй расходящейся таблицы тоже.
Аванс и остаток с процентом
Платежи вносятся отдельно, рядом видно, сколько оплачено в процентах. Оплата ставит товар в резерв, отгрузка списывает его со склада.
Каждая отгрузка — письмо заказчику
Сканы документов, номер накладной, ссылка на отслеживание. Три партии по заказу — три письма, и ни одного звонка «где моя первая».
Сертификаты — вместе с отгрузкой
Сертификат хранится один на серию изделий и привязывается ко всем товарам, которые он покрывает. При отгрузке действующие уходят заказчику файлами сами; просроченный видно в заказе заранее — красным, до того как он понадобится.
Заказ принадлежит компании
Переписка, файлы, условия и договорённости лежат в заказе, а не в почте менеджера. Заказ передаётся другому сотруднику, и оба получают об этом письмо.
Документы, которые видит заказчик
Предложение и счёт печатаются из одного заказа: логотип, реквизиты, печать, подписи руководителя и главного бухгалтера, QR-код оплаты в счёте. Нумерация продолжает вашу — следующий номер задаёт владелец, к нему добавляется ваш префикс, а отсчёт можно сбрасывать с нового года или вести сквозным.
Срок действия предложения печатается строкой: «предложение действительно 7 календарных дней». Для производства это не формальность, а защита: за месяц меняются и цены материалов, и загрузка.
Когда заказчик замолчал
Предложение уходит повторно само. Через сколько дней напомнить, как часто повторять и сколько раз, задаёт компания; когда напоминания кончились, заказ либо помечается как оставшийся без ответа, либо уходит в удалённые — тоже по вашему решению. Письмо уходит с вашей почты и вашим текстом, копия ложится в «Отправленные».
Вы тоже что-то закупаете
Комплектующие, материалы, покупные изделия в составе поставки — их можно вести в том же заказе с закупочной ценой и наценкой, а письмо поставщику по нужным позициям отправляется прямо из заказа. Запрос остаётся в его истории: видно, кого и когда спрашивали.
Что вы продаёте — неважно
Позиция вписывается в заказ строкой: наименование, количество, единица, цена. Она не обязана быть в каталоге, а каталог не обязан существовать вовсе — он набирается сам из того, что вы уже продали. Поэтому система не привязана ни к отрасли, ни к номенклатуре: оборудование, материалы, комплектующие, изделия под заказ, работы и услуги описываются одинаково.
Единицы берутся из справочника: штуки, комплекты, упаковки, метры и погонные метры, килограммы и тонны, литры, рулоны, бухты, часы и условные единицы — с кодами ОКЕИ, как в документах. Позиции бывают двух видов — товар и услуга, и в одном предложении они стоят рядом.
Чего система не делает
Список такой же важный, как предыдущие: он объясняет, почему начать работу можно за час, а не за три месяца, — и кому идти не сюда.
- Нет производственного учёта: состава изделия, маршрутных карт, расчёта себестоимости, партий и незавершённого производства.
- Нет планирования загрузки: очередь заказов в цехе система не ведёт, срок изготовления ставит человек.
- Нет отдельных прайс-листов под каждого покупателя: своя цена ставится скидкой в заказе.
- Нет розницы: касс, чеков, корзины на сайте и маркетплейсов. Продажа идёт по счёту между юрлицами.
- Нет валютных цен: суммы в заказе и документах только в рублях.
- Нет замены бухгалтерской программы: закрывающие документы делаются в ней, сюда прикладываются сканами к заказу.
Читать дальше
Поставщикам оборудования и материалов
Закупка и наценка по каждой строке, запрос поставщику прямо из заказа, замены и сроки — предложение собирается из позиций разных поставщиков.
Монтажным и сервисным компаниям
Материалы и работы одной спецификацией: часы, комплекты и условные единицы рядом со штуками, аванс и остаток, документы клиенту из заказа.
Коммерческое предложение
PDF с вашим логотипом, печатью и подписью: позиции, скидки, НДС по строкам, срок действия. И письмо заказчику с вашей почты из того же экрана.
Счёт на оплату
Счёт из того же заказа: реквизиты банка по БИК, QR-код по ГОСТ для банковского приложения, оплата частями с процентом и напоминание о счёте.
Отгрузка и доставка
Вес и объём заказа для запроса перевозчику, письмо об отгрузке со сканами, сертификатами и номером накладной, статусы Деловых линий и Почты России.
Посмотреть на своём заказе
Двадцать минут разговора: соберём ваше предложение в системе при вас. Нужен один пример вашего предложения — на нём и посмотрим.