Быстрый старт: от регистрации до первого коммерческого предложения

После регистрации система сама откроет раздел «Начало работы». Это семь коротких шагов по порядку: часовой пояс, почта, ваши данные, бухгалтер, юрлицо, условия по умолчанию и первое предложение. На всё уходит около двадцати минут. Номера шагов в инструкции те же, что в самом разделе.

Регистрация

Откройте страницу Регистрации. Укажите Имя и Электронную почту, придумайте Пароль или сгенерируйте его кнопкой и повторите. Отметьте согласие с условиями и нажмите «Зарегистрироваться».

На почту придёт письмо со ссылкой. Перейдите по ней — без подтверждения войти не получится. Если письма нет, проверьте папку «Спам» или нажмите «Письмо не пришло — отправить ещё раз».

Адрес, указанный при регистрации, становится адресом владельца: на него приходят уведомления о новых заказах и о продлении подписки.

Как устроено «Начало работы»

При первом входе раздел открывается сам. Вверху — полоса прогресса и номера шагов: по номеру можно перейти к шагу сразу. Зелёная галочка на номере означает, что шаг выполнен. Отметки ставит система по заполненным данным, поэтому галочка появляется только тогда, когда всё действительно сделано.

Внизу две кнопки: «Назад» и «Пропустить» (у выполненного шага — «Далее»). Несколько правил:

• Часовой пояс, почту и юрлицо пропустить нельзя. Без пояса письма уходят по чужому времени, без ящика не уходят вовсе, без юрлица не создаётся заказ. Пока эти шаги не выполнены, кнопка дальше не активна, и номера следующих шагов тоже не открываются.
• Несохранённые данные держат кнопку. Если вы изменили форму на шаге, сначала нажмите «Сохранить» — иначе изменения пропали бы при переходе.
• Выполненный шаг ведёт дальше сам. Когда шаг заполнен, система откроет следующий незаполненный.

Кнопка «Позже» в правом верхнем углу закрывает раздел. Сам он больше не откроется, но вернуться можно в любой момент: на странице «Сводка» есть блок «С чего начать» со списком шагов и кнопкой «Пройти по шагам».

Шаг 1. Выберите часовой пояс

Письма покупателям уходят в рабочее время, а напоминания срабатывают в тот час, который вы указали, — по вашим часам, а не по московским. Даты в документах и сроки в сводке тоже считаются по вашему дню. Поэтому часовой пояс выбирается первым, до первого заказа.

1. Если часы компьютера показывают ваше время, над списком будет подсказка «По часам этого компьютера ваш пояс — …». Нажмите «Выбрать его».

   

2. Если подсказки нет или она неверна, выберите пояс в списке сами. Пояса названы крупными городами и смещением от Москвы: например, «Новосибирск, Красноярск (МСК+4)».

3. Под списком показано, который сейчас час в выбранном поясе, — сверьте с часами и нажмите «Сохранить».

   

Поменять пояс можно потом в разделе «Настройки → Часовой пояс».

Шаг 2. Настройте почту

Письмо покупателю уходит с ящика того менеджера, который ведёт заказ, и ответ приходит ему же. Поэтому первым делом подключается ваш ящик.

Форма вашего ящика уже открыта, адрес подставлен из регистрации.

1. Серверы. Если адрес на @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com или @rambler.ru, сервер исходящей почты (SMTP) и сервер входящей почты (IMAP) заполнятся сами. Если почта на домене вашей компании, нажмите кнопку своего хостинга — «Timeweb», «Masterhost», «SpaceWeb», «Beget» или «REG.RU», — или впишите серверы вручную. Оба сервера обязательны: входящий нужен, чтобы отправленные письма появлялись в папке «Отправленные» вашей почты.

2. Пароль. Mail.ru, Яндекс, Rambler и Gmail принимают не обычный пароль от ящика, а пароль приложения — он создаётся в настройках безопасности самой почты. Для каждой службы есть пошаговая инструкция со снимками экрана, и ссылка на нужную появляется прямо под полем пароля, когда адрес узнан: Mail.ru, Яндекс, Rambler, Gmail. Для почты на хостинге подходит обычный пароль.

3. Нажмите «Сохранить».

   

4. Нажмите большую кнопку «Проверить». На ваш же адрес уйдёт тестовое письмо — так станет понятно, что сервер принимает логин и пароль. Пока проверка не прошла, ящик помечен «не проверена», и шаг не засчитывается.

   

Шаг 3. Заполните свои данные

Из этой карточки берётся подпись в письмах и отправитель предложений, поэтому её стоит заполнить аккуратно.

• Фамилия, Имя, Отчество и Должность — так вас увидит покупатель.
• Контакты — в таблице сразу есть строки для электронной почты, мобильного и городского телефона. Впишите значения; пустые строки не сохраняются. Нужен ещё один контакт — нажмите синюю кнопку «+» в строке.

Ниже формы видно, как подпись будет выглядеть в письме и документе. Нажмите «Сохранить». Шаг засчитывается, когда заполнены фамилия и хотя бы один контакт.

Шаг 4. Заведите бухгалтера

Шаг необязательный. Если бухгалтера нет, нажмите внизу «Пропустить» — документы подпишет руководитель.

Если бухгалтер есть, выберите один из двух путей:

• «Завести карточку» — достаточно имени. Доступ в систему бухгалтеру не выдаётся, но на следующем шаге он встанет подписантом вашего юрлица. Выдать доступ можно позже, кнопкой «Выдать доступ» в его карточке.

  

• «Пригласить в систему» — если бухгалтер сам будет вносить оплаты. Впишите его адрес (1) и нажмите «Пригласить бухгалтера» (2): приглашение уходит письмом сразу, а пароль он задаст себе сам, перейдя по ссылке. Подробнее — в инструкции «Сотрудники и права доступа».

  

Шаг 5. Создайте своё юрлицо и заведите счёт

От этого юрлица выставляются предложения и счета, поэтому без него заказ не создаётся.

1. Найдите компанию по ИНН. Введите ИНН (1) и нажмите поиск (2). Название, КПП, ОГРН, адреса и руководитель подставятся из справочника ФНС. Проверьте их: в справочнике встречаются устаревшие записи.

   

2. Добавьте счёт и контакты. Расчётного счёта в справочнике ФНС нет ни у одной компании. Скопируйте реквизиты из карточки своей компании или из счёта, вставьте в поле «Дополните реквизиты из карточки или счёта компании» (1) и нажмите «Найти реквизиты компании по тексту» (2). Система разберёт банк, БИК, счёт, адреса, телефоны и почту. Если карточки под рукой нет, заполните счёт вручную.

   

   Ниже система покажет, что она сделала: зелёным — «Распознано и подставлено в карточку», жёлтым — «В тексте другое — в карточке оставлено как было». Второй список не ошибка: заполненные поля не перетираются, и если название или адрес в вашем тексте отличаются от справочника ФНС, останется значение справочника. Поправить его можно вручную.

   

3. Нажмите «Сохранить».

После сохранения появится список того, что ещё нужно для документов, и карточка юрлица со всеми разделами. Зачёркнутые пункты с зелёной галочкой уже готовы, серые — заполняются прямо в карточке.

• Налогообложение — налоговый режим и ставка НДС по умолчанию. От неё считаются суммы в счёте.

  

• Подписанты — руководитель и бухгалтер. Руководитель приходит из реквизитов, бухгалтер выбирается из заведённых на шаге 4.

• Руководитель в родительном падеже — отдельный пункт списка и единственное, что приходится вписать руками: «Иванова Ивана Ивановича» для строки «в лице …» в договоре и счёте. Заполняется там же, в «Подписантах».

  

• Печать и подписи — блок карточки называется «Документы и брендирование»: логотип, печать, подпись руководителя и подпись бухгалтера. Печать и подписи встают в блок подписей документа, логотип — в шапку. Как подготовить файлы — в инструкции «Логотип, печать и подпись»; ссылки на бесплатные сервисы для прозрачного фона есть прямо под карточками.

  

• Нумерация документов — префикс и номер следующего счёта. Если вы переходите из другой системы, продолжите свою нумерацию: пока следующий номер равен единице, пункт остаётся серым.

  

Шаг засчитывается, когда есть основной расчётный счёт, налогообложение и руководитель. Остальные пункты можно заполнить позже, но с ними документы выглядят законченными. Второе юрлицо, ещё один расчётный счёт и выбор их в заказе — в инструкции «Несколько юрлиц и расчётных счетов».

Шаг 6. Задайте условия по умолчанию

Эти значения подставляются в каждый новый заказ, и в самом заказе их можно поменять. Они собраны в три группы:

• Счёт и КП — срок действия предложения в днях и предоплата в процентах;
• Товары — НДС, показывать наличие и показывать скидку в документе;
• Отправка — отправлять письмо покупателю: будет ли стоять эта отметка в новом заказе.

Шаг открывается готовыми значениями. Проверьте их и, если менять нечего, идите дальше; чтобы поправить — нажмите «Изменить», задайте своё и сохраните.

Шаг 7. Отправьте первое предложение

Нажмите «Создать заказ» — форма заказа откроется в новой вкладке, а «Начало работы» останется на своей.

1. Покупатель. Скопируйте подпись из письма покупателя и вставьте в поле — система распознает имя, должность, почту и телефоны и проверит, нет ли такого человека в справочнике. Выберите найденного или нажмите «Создать нового пользователя», проверьте поля и нажмите «Готово».
2. Компания покупателя. Введите ИНН. Если компания уже есть в справочнике, выберите её. Если нет — реквизиты подставятся из справочника ФНС, счёт и контакты можно дописать из карточки компании; проверьте поля и нажмите «Готово».
3. Позиции. Каталог для первого заказа не нужен: строку можно вписать вручную, а галочка «запомнить в каталоге» сохранит товар на будущее.
4. Условия. Срок действия, НДС и предоплата уже подставлены из шага 5 — при необходимости поменяйте их для этого заказа.
5. Нажмите «Сохранить заказ». Если отмечено «Отправить письмо покупателю», письмо с документом во вложении уйдёт с вашего ящика, а в блоке «Письма» заказа появится отметка.

Вернитесь на вкладку «Начало работы» и нажмите «Завершить». Если покупатель не ответит, система напомнит ему сама — подробнее в инструкции «Напоминания».

Что дальше

• Сотрудники — пригласите менеджеров; у каждого своя почта, и письма покупателям уходят от того, кто ведёт заказ. См. «Сотрудники и права доступа».
• Каталог и цены — загрузите товары, чтобы собирать заказы быстрее. См. «Каталог и цены».
• Коммерческое предложение и счёт — как устроен документ и что в нём настраивается. См. «Коммерческое предложение и счёт на оплату».