Напоминания: чтобы заказ не потерялся

Заказ теряется не потому, что о нём забыли навсегда, а потому что вспомнили поздно. В системе два вида напоминаний: покупателю — автоматические, себе — по вашей отметке.

Повторные письма покупателю

Отправили предложение, ответа нет — система напоминает сама. По умолчанию первое письмо уходит через два рабочих дня, следующие — каждые три, и всего их три. Выходные и праздники пропускаются: письмо не приходит первого января.

Письма уходят в рабочее время — по будням с 8 до 17 часов по вашему часовому поясу, а не по московскому: покупатель во Владивостоке не получит письмо посреди ночи. Пояс выбирается в разделе Настройки → Часовой пояс.

Эти сроки — ваши: они задаются в разделе Настройки → Уведомления. Там же выбирается, что делать, когда письма кончились, а ответа нет: снять напоминание и оставить заказ или перевести его в удалённые. За одно письмо до последнего менеджеру приходит напоминание позвонить.

Дату следующего письма видно прямо в строке заказа, на кнопке с конвертом. Цвет говорит о сроке:

Щелчок по кнопке открывает календарь — дату можно сдвинуть. Убрать напоминание совсем можно в блоке «Письма» внутри заказа: там же видно, что и когда уходило.

Напоминания шлются только по новым заказам. Как только пришла оплата и заказ пошёл в работу, письмо «актуально ли предложение» становится неуместным, и система его снимает.

Напоминание себе

Внутри заказа, в блоке «Комментарии», у каждой записи есть колокольчик. Нажмите — выберите день и час, и в назначенное время придёт письмо с текстом этого комментария. Час — по вашему часовому поясу: напоминание на 9:00 придёт в девять утра там, где вы работаете.

Так удобно держать обещания, данные в переписке: «перезвонить в четверг», «поставщик обещал срок во вторник». Не нужно держать это в голове или в отдельном списке.

Назначенное напоминание видно под комментарием, рядом со временем создания. Отправленное показывается приглушённым и со временем отправки — по паре дат видно, ушло вовремя или с опозданием.

Пока напоминание не отправлено, его можно убрать — перечёркнутым колокольчиком. Отправленное не убирается: письмо уже ушло.

Где видно всё сразу

Раздел Сводка — первый экран менеджера. В нём:

• сколько предложений ждут ответа и по каким писать сегодня;
• заказы в работе и готовые к отгрузке;
• назначенные напоминания со сроком «через 2 дня», «сегодня», «просрочено на 3 дня»;
• расписание повторных писем: когда и по каким заказам они уйдут.

Просроченное выделено красным. Это ответ на вопрос «чем заняться сегодня» — до того, как день начался.