Подключение своей почты: Mail, Yandex, Rambler и Gmail
Письма покупателям — коммерческие предложения, счета и напоминания — уходят с вашего почтового ящика, а не с нашего. Поэтому в письме стоит ваш адрес, ответ приходит вам же, и письмо не попадает в спам: за его доставку отвечает ваш почтовый провайдер, у которого репутация уже наработана.
Ящик заводится на каждого сотрудника: письмо покупателю уходит с адреса того менеджера, который ведёт заказ. Пока у сотрудника ящик не настроен, письма от него не отправляются.
Что понадобится
- адрес ящика и пароль приложения (не тот, которым вы входите в почту);
- пять минут.
Шаг 1. Создайте пароль приложения
Mail, Яндекс, Rambler и Gmail не принимают по SMTP обычный пароль от ящика — нужен отдельный пароль для внешних программ. Создаётся он в настройках самой почты. Для каждого сервиса — своя пошаговая инструкция со снимками экрана:
| Сервис | Где создать |
|---|---|
| Mail.ru (и bk.ru, inbox.ru, list.ru) | Пароль для внешнего приложения в Mail.ru |
| Яндекс (и ya.ru) | Доступ по IMAP и пароль приложения в Яндексе |
| Rambler (и lenta.ru, myrambler.ru, ro.ru) | Доступ почтовым клиентам и пароль приложений в Rambler |
| Gmail (и почта организации на Google) | Пароль приложения в Gmail |
Пароль показывается один раз — скопируйте его сразу.
Если у вас корпоративная почта на своём домене (например, на хостинге), пароль приложения обычно не нужен: подойдёт обычный пароль от ящика. Для Timeweb, Masterhost, SpaceWeb, Beget и REG.RU в форме есть готовые кнопки — адреса серверов подставятся сами, останется вписать ящик и пароль.
Шаг 2. Заполните настройки
Раздел Настройки → Почта. Найдите себя в списке сотрудников и нажмите «Настроить».
Для ящиков Mail.ru, Яндекса, Gmail и Rambler адрес сервера и порт подставятся сами — система узнаёт сервис по адресу ящика. Для почты на хостинге есть кнопки с названиями хостингов. Для остальных ящиков параметры даёт почтовый провайдер; обычно это порт 465 для SSL или 587 для TLS.
Имя пользователя — как правило, полный адрес ящика. Адрес отправителя — то, что увидит получатель в поле «От кого».
Шаг 3. Проверьте отправку
Нажмите «Проверить» — система отправит с этого ящика проверочное письмо. Пока письмо не ушло, ящик считается ненастроенным, и в списке дел владельца висит незакрытый пункт.
Частые ответы почтового сервера и что они значат:
| Что говорит система | Что делать |
|---|---|
| Почтовый сервер отклонил логин или пароль | создайте пароль приложения — обычный пароль эти сервисы не принимают |
| Не удалось соединиться с почтовым сервером | проверьте адрес сервера и порт: 465 для SSL, 587 для TLS |
| Соединение прошло, но письмо не ушло | посмотрите ответ сервера в сообщении: чаще всего это лимит на отправку |
Чтобы письма попадали в «Отправленные»
Отправка идёт по протоколу SMTP, а он только отправляет письма и в почтовый ящик их не кладёт. Чтобы отправленное появлялось и в вашей почте, укажите сервер входящей почты (IMAP) — поле стоит в той же форме, сразу под адресом отправителя.
Для ящиков на mail.ru, yandex.ru, gmail.com и rambler.ru настройки подставляются сами — система узнаёт сервис по вашему адресу, и нажимать ничего не нужно. То же работает для bk.ru, inbox.ru, list.ru, ya.ru и других адресов этих служб. Есть кнопки и для почты на хостинге — «Timeweb», «Masterhost», «SpaceWeb», «Beget» и «REG.RU». Для остальных хостингов адрес даёт провайдер, порт почти всегда 993. Логин и пароль второй раз вводить не нужно — ящик тот же.
Папку система находит сама, включая русские названия. Проверить всё разом можно кнопкой «Проверить»: проверочное письмо и уйдёт, и ляжет в «Отправленные».
Поле можно оставить пустым — тогда копия не кладётся. Найти отправленное в любом случае можно в самой системе: в карточке заказа хранится вся переписка по нему.
Если почта на своём домене
Настройки DNS у своего домена менять не нужно: система не отправляет письма от вашего имени со своих серверов, а подключается к вашему почтовому провайдеру тем же способом, что и обычная почтовая программа на телефоне. Письмо уходит с его серверов, и всё, что нужно для доставки, — SPF и подпись DKIM — провайдер прописал в DNS сам, когда подключал вам почту.
Одну запись, впрочем, провайдеры обычно не ставят — DMARC. Она не влияет на доставку ваших писем, но говорит чужим почтовым серверам, что делать с письмом, которое отправлено якобы от вашего домена, а на самом деле нет. Без неё каждый может разослать вашим покупателям счета от вашего имени, и почта получателя не найдёт причин их отклонить.
Проверить и добавить — в панели управления доменом, раздел «DNS» или «Редактор DNS». Ищите запись
типа TXT с именем _dmarc. Если её нет, создайте:
| Поле | Значение |
|---|---|
| Тип | TXT |
| Имя (хост) | _dmarc |
| Значение | v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@вашдомен.ru |
p=none означает «ничего не делай, только присылай отчёты» — это безопасное начало: доставка ваших
писем не изменится ни на письмо. Через пару недель отчёты покажут, всё ли ваше уходит с подписью, и
тогда политику можно ужесточить до p=quarantine (подделки — в спам) и p=reject (отклонять).
Делать это стоит вместе с тем, кто ведёт ваш домен.
Что дальше
- Пригласите сотрудников и настройте почту каждому — тогда покупатели будут отвечать напрямую менеджеру, который ведёт заказ.
- Проверьте, что в подписи письма стоят ваши контакты: они берутся из карточки компании.